うららいふ

日々の出来事で興味を持ったことや今まで体験したことを中心に綴って行きたいと思います。

仕事を効率良く進める方法

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私が20年以上の仕事の実体験で

業務が効率良く進められるよう考えて

実行していたことなのですが

自分の業務管理表を作成することで

無駄な時間の使い方がなくなり

仕事が円滑に進められるようになります。

私の経験上、イレギュラーな仕事が

発生する事は、結構多いです。

自分の仕事だけなら、

時間内に進められても

緊急事態や至急の仕事やクレーム処理など

予期しない業務が起きるものです。

新入社員の時は、

自分の仕事だけ覚えて業務遂行すれば

滞りなく仕事が出来るものだと

思っていましたが

実際、何年も経つと

予期しない出来事が起きる事があります。

常日頃から不測の事態を最初から考えて行動しないといけません。

なるべくやれることは早めにしておきましょう。

ギリギリの状態で仕事をしていて

急ぎの業務等が入ると

一遍で仕事がパンクしてしまいます。

これが、後々まで響く事になり業務に支障が出る事になるのです。

 

 

業務管理表を作成する

 

業務管理表を作成し日頃から

業務やスケジュールを把握しておくことが必要だと思います。

一覧にしておくこことで忙しい時間帯や曜日や時期が分かれば

仕事の計画が立てやすくなります。

私は事務でしたが、色んな仕事で応用出来ると思います。

業務をスケジュールに応じた管理表を作成する。

 私はExcelで下記の項目を一覧表にして作成していました。

 

日常業務

まず最初に日常的に作業する業務の項目を記入する。

項目の右の欄に簡単な内容も記入しておく。

日常の業務で時間の締め切りがあれば

何時迄にというのも記入する。

 

週毎の業務

 週毎に作業する業務の項目・内容を記入する。

(例)

月曜日○○をする というような曜日毎に記入する。

 

月単位の業務

 月初から順番に作業する業務の項目・内容を記入する。

(例)

月初第何曜日に○○をする。

第何営業日にやること

  ・

  ・

月末○○をする。

 

半期単位の業務

 半期単位で作業する項目・内容を記入する。

(例)

半期単位で提出する書類や決算における作業の物など

 

年単位の業務

 年単位で作業する項目・内容を記入する。

(例)

年単位で提出する書類や本決算における作業

転勤などで異動に関わる業務

 

優先順位を付ける

 

業務管理表でスケジュール管理と

仕事の項目・内容を一覧表にしておくと

どの時期に何をすれば良いか分かりやすく

何を優先して業務を進めれば良いかも判断出来ますので

仕事の重要度・緊急度で優先順位をつけます。

事前に準備出来ることはしておき

当日しか出来ないことだけにしておくと

業務がスムーズに進み

無駄な時間ロスが少なくなります。

 

仕事の計画を立てる

 

優先順位を立てたら、それに応じて

日毎、週毎、月毎、半期、年間で計画を立てます。

何時までに何をするかを書き出しておくと

行動しやすくなります。

 

イレギュラーな仕事は全員でやる

 

想定外の仕事や緊急を要する仕事等は

全員で対応して頂くようにしましょう。

全員で遂行すれば、仕事の作業量が分散しますので

一人一人の負担が減って時間短縮にもなります。

なるべく、一人に負担が偏らないようにすることが

業務を円滑に進めるということなのです。

  

無駄な作業はやめる

 

今までやって来た業務や前任者から引き継いで必要がないと

思われるものを洗い出し上司へ相談する。

もしかしたら削減されるかもしれません。

無駄な作業をやめれば所属課全体の業務改善に繋がります。

 

最後に

 

どれだけ効率良く仕事をしても

完全に業務量オーバーになる場合もあるので

その時は、自分ひとりで抱え込まず上司へ相談してみましょう。

私もオーバーワークになった時には

業務管理表を上司に見せて自分の仕事量を説明した上で相談しました。

担当者から担当者に仕事を直接依頼したりするのはトラブルになりかねないので

上司の判断を仰ぎましょう。

仕事は突然に状況が変わり何があるか分かりません。

「忙しい時ほど冷静に」を心掛けていたいものです。

以上、私の体験で考えて実行したことです。

何かの参考になれば幸いです。

 

 過去の転職体験記事です。

www.uralife7.com

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本日も

最後まで、ご覧頂き有難うございました。

 

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